Bisnis Saat Ini: Perubahan dan Kebutuhan Kemampuan Beradaptasi

Kondisi dunia bisnis saat ini telah berkembang menjadi semakin kompleks, semakin kompetitif, bergerak dengan cepat serta semakin sulit untuk diprediksi. Agar dapat bersaing dan sukses, perusahaan perlu memadukan bisnis dan sumber daya IT yang dimiliki agar dapat secara fleksibel mengakomodasi adanya perubahan untuk kemudian dilakukan adaptasi terhadap perubahan tersebut secara cepat dan tepat.
Berbagai tantangan bisnis yang ada menuntut perusahaan untuk memiliki kemampuan respons yang cepat dan fleksibel terhadap setiap peluang, ancaman dari luar, tuntutan pelanggan, langkah-langkah kompetitor, maupun perubahan regulasi. Untuk mewujudkan hal tersebut diperlukan adanya mekanisme untuk dapat memberikan informasi yang tepat pada saat yang tepat dan diberikan kepada orang yang tepat pula sehingga pada akhirnya dapat membantu pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik dengan lebih cepat. Untuk dapat menghasilkan informasi tersebut diperlukan dukungan infrastruktur perusahaan yang terintegrasi, yang mampu memanfaatkan sumber daya IT yang telah ada yang juga dapat dengan mudah ditambahkan fitur dan fungsionalitas baru. Infrastruktur tersebut haruslah fleksibel dan tangkas agar dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan yang terjadi baik pada sisi bisnis maupun IT. Saat ini, bisnis haruslah memiliki kemampuan adaptif dan responsif agar tepat dapat bersaing.
Agar dapat bersaing, perusahaan harus dapat melakukan respons terhadap perubahan secara cepat dan efisien, dimana masing-masing bidang bisnis memiliki perspektif yang berbeda-beda:

• Perusahaan retail membutuhkan supply chain yang real-time, inventory yang seminimal mungkin, tingkat pemenuhan pesanan yang lebih tinggi, persediaan barang yang berputar lebih cepat, serta peningkatan penjualan.
• Sektor pelayanan keuangan, memerlukan konsolidasi sistem informasi yang dimilikinya agar dapat menyediakan dan memberikan layanan yang bersifat real-time terhadap cash flow, sehingga pelanggan dapat memanfaatkannya untuk melihat peluang investasi serta dapat menghindari shortfall yang tidak terlihat, dan meningkatkan self-service.
• Perusahaan penyedia layanan komunikasi membutuhkan mekanisme agar dapat menyediakan banyak layanan yang baru, bersifat personal, dan kaya akan content agar mampu meningkatkan kepuasan pelanggan serta membangun loyalitas pelanggan.

Bagaimana untuk mencapainya: BPM

Pertanyaannya adalah seberapa cepatkah perusahaan Anda dapat mengindentifikasi dan merespon setiap perubahan, dan menjadikannya sebagai sebuah peluang? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, perusahaan perlu melakukan integrasi dan sinkronisasi antara bisnis dan sumber daya IT yang ada agar mampu menghadapi perubahan yang terjadi. Dengan pemilihan teknologi yang tepat, IT dapat mendukung bisnis dalam menghadapi perubahan. IT akan membantu perusahaan dalam meningkatkan performansi, meningkatkan kemampuan, meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya operasional, serta menjamin keamanan dan kelangsungan bisnis. Perusahaan membutuhkan suatu teknologi yang dapat membantu mereka agar menjadi lebih adaptif dan tangkas. Jawaban terhadap masalah ini adalah Business Process Management (BPM) atau manajemen proses bisnis. BPM adalah suatu teknologi yang mampu mengintegrasikan dan mengoptimalisasi fleksibilitas dari proses bisnis.
Menurut Janelle Hill, analis dari Gartner, BPM telah dipandang sebagai cara yang tepat untuk meningkatkan performansi perusahaan dengan cara membuat proses-proses kunci berjalan dengan lebih baik. Hal ini termasuk:

• Memodelkan ketergantungan antar pekerja, sistem, dan informasi
• Mengintegrasi dan mengotomatisasi proses-proses yang saling terkait untuk keperluan optimalisasi
• Menkoordinasikan dan mengelola end-to-end, proses-proses yang cross-functional, dan bukan merupakan aplikasi yang bersifat tertutup
• Melakukan perubahan struktur organisasi untuk membantu perkembangan perilaku baru

Dari berbagai macam hasil studi diketahui bahwa Manajemen Proses Bisnis (BPM) dapat menurunkan biaya yang diperlukan dalam bisnis. BPM dapat memotong biaya antara 7% hingga 8% dan menghemat biaya yang dikeluarkan pada bisnis-bisnis di Amerika sebesar 117 milyar dollar per tahunnya, hanya dari biaya inventory saja, sebagaimana yang diungkapkan oleh The Yankee Group. BPM merupakan kunci sukses darij perusahaan-perusahaan raksasa seperti Wal-Mart dan Dell. Mereka menggunakan teknologi BPM untuk mendukung dan meningkatkan operasional mereka sehari-sehari. Teknologi BPM dapat membantu perusahaan berkembang menjadi lebih fleksibel dalam menghadapi dunia yang selalu berubah dengan cepat ini, serta membantu untuk menjadikannya menjadi sebuah perusahaan yang adaptif. Kunci dari perusahaan yang adaptif adalah manajemen yang efektif pada kolaborasi proses bisnisnya. Para pakar sepakat bahwa sebuah sistem BPM haruslah memiliki 4 komponen utama, yaitu:

• Pemodelan, secara grafis mendefinisikan atau mendesain struktur dari setiap proses bisnis
• Pengintegrasian, menghubungkan seluruh elemen pada proses sehingga user dapat saling bertukar informasi dalam rangka mencapai tujuannya
• Pengawasan, pengontrolan performansi dari proses yang tengah berjalan dan performansi dari personil yang terlibat dalam proses tersebut
• Optimalisasi, menganalisa dan memonitor proses bisnis, untuk mencari ketidakefisienan, agar user dapat mengambil tindakan dengan cepat serta disertai kemampuan untuk merubah proses tersebut dalam rangkat peningkatan efektivitas dan efisiensi proses bisnis.

Dengan melakukan implementasi BPM, perusahaan bisa mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang dirinya secara ebih mudah dan cepat. Kemudahan pengaksesan informasi-informasi yang relevan terhadap jalannya bisnis akan memberikan perusahaan pandangan yang dibutuhkan untuk merespon peluang, ancaman, dan perubahan secara cepat dan efektif. Implementasi yang sukses dari BPM akan membantu perusahaan dalam mengoptimalisasi seluruh sumber daya yang dimilikinya, termasuk karyawan, proses, aset dan teknologi, serta memberikan perusahaan keuntungan kompetitif yang signifikan.

Kesimpulan

Dalam dunia yang berubah dengan cepat ini, dunia bisnis berkembang menjadi lebih kompleks, lebih kompetitif, bergerak dengan cepat dan semakin sulit diprediksi. Agar tetap dapat bersaing dan sukses, perusahaan harus memiliki kemampuan adaptif dan tangkas, yaitu dapat mengakomodasi setiap perubahan dan beradaptasi terhadap perubahan tersebut dengan cepat dan tepat. Karena itu dunia bisnis memerlukan suatu teknologi yang dapat membantu mereka dalam menghadapi tantangan bisnis yang ada saat ini, dan BPM adalah solusinya. BPM adalah suatu teknologi yang akan mengintegrasikan dan mengoptimalisasi fleksibilitas dari proses bisnis di perusahaan. Dengan melakukan implementasi BPM, perusahaan bisa mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang dirinya dengan lebih mudah dan cepat. Implementasi yang sukses dari BPM akan membantu perusahaan dalam mengoptimalisasi seluruh sumber daya yang dimilikinya, termasuk karyawan, proses, aset dan teknologi, serta memberikan perusahaan keuntungan kompetitif yang signifikan.